We are registered in Finland as the Nordic Research Software Engineers ry. Registering as an association comes with certain legal benefits, such as the ability to sign contracts and own assets.
The association is governed by an annual assembly of its members, which is held mainly online, and its day to day activities are taken care of by a board.
While purpose of the association is to support research software engineering and scientific computing, anyone can join as a member. The only requirement is that you wish scientific software was more valued, better implemented, more open and FAIR.
We collect a membership fee to cover costs such as the domain name and bank account. The member's annual meeting decides the size of the membership fee.
The association is governed by a board. In practice, the board will take care of the dull day-to-day affairs and, for now, function as the code of conduct committee.
The current board members are
The Finnish statutes below are actually official, but the English translation is as faithful as possible.
Name and domicile of the association: The name of the association is the Nordic Research Software Engineers ry and it is domiciled in Helsinki, Finland
Purpose and forms of activity: The purpose of the association is to support research software engineering and computational research.
To fulfill its purpose, the association
In order to support its activities, with the proper permissions from authorities, the association
Membership Any person who approves the purpose and the statutes of the association can become a member. The board approves members on request.
The board may remove a member who acts against the purpose of the association, violates the code of conduct of the association, or who has neglected to pay their membership fee. Before removal, the member has the right to know the reason for their removal and express any objections in writing.
Membership fee: The annual meeting decides size of the membership fee and registration fee.
Board: The association's affairs are handled by the board, which has a chair and 3-7 other regular members, as well as 0-8 deputies, all of whom are appointed at the annual meeting. The term of office of the board is the time between the annual meetings.
The board chooses a vice chair from amongst its members, and additionally a secretary, a treasurer and any additional necessary functionaries. Board meetings are convened by the chair, or the vice chair when the chair is unable, when they consider it necessary or at least half of the board members request it. The board has a quorum when at least half of its members, the chair and vice chair included, are present. Votes are resolved by strict majority. In the event of a tie, the chair has the casting vote, except in elections where ties are broken by lot.
Signing for the association: The name of the association is signed by the chair of the board, vice chair, secretary or treasurer, separately.
Accounting period: The associations accounting period is 1.1 - 31.12.
Association meetings: Members may attend the association meeting remotely by mail, online, or using oher technical tools before and during the meeting. The association meeting determines its voting and election procedures.
The association's annual meeting is held annually in January-March.
In association meetings each member has one vote. Unless otherwise determined in these statutes, the decisions of the association meeting are the proposals that receive more than half the vote.
Convening association meetings: The board shall invite members to the associations annual meeting and additional meetings no later than seven days before the meeting by e-mail.
The meetings are held in English.
Annual meeting: The following issues will be discussed at the annual meeting
Amendment of statutes and dissolution of the association: Decisions on amendments to the statutes of the association and on the dissolution of the association shall be made at the association's meeting with a three quarters (3/4) majority vote. The vote on amending the statutes or dissolving the association must be mentioned in the letter of invitation. If the association is dissolved, the association's assets are used to promote the association's purpose in a way determined by an association meeting.
Yhdistyksen nimi ja toimipaikka: Yhdistyksen nimi on Nordic Research Software Engineers ry ja sen kotipaikka on Helsinki.
Yhdistyksen tarkoitus ja toiminnan laatu: Yhdistyksen tarkoitus on tukea tieteellistä ohjelmistonkehitystä ja tieteellistä laskentaa. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi, hankittuaan tarvittaessa asianomaisen luvan:
Jäsenet: Yhdistykseen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Hallitus voi erottaa jäsenen, joka toimii yhdistyksen tarkoituksen vastaisesti, rikkoo yhdistyksen eettistä ohjeistoa tai jättää jäsenmaksunsa maksamatta. Ennen erottamista jäsenellä on oikeus tietää irtisanomisen syy ja esittää kantansa kirjallisesti.
Jäsenmaksu: Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.
Hallitus: Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 3-7 muuta varsinaista jäsentä sekä 0-8 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Yhdistyksen nimen kirjoittaminen: Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kukin yksin.
Tilikausi: Yhdistyksen tilikausi on 1.1 - 31.12.
Yhdistyksen kokoukset: Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Yhdistyksen kokous hyväksyy äänestys- ja vaalijärjestyksen.
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi- maaliskuussa.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä.
Yhdistysten kokousten koollekutsuminen: Hallituksen on kutsuttava vuosikokoukset ja ylimääräiset kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta sähköpostitse. Hallitus järjestää etäosallistumismahdollisuuden yhdistyksen kokouksiin ilman erillistä pyyntöä. Kokoukset pidetään englanniksi.
Vuosikokous Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen: Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.