The Association

We are registered in Finland as the Nordic Research Software Engineers ry. Registering as an association comes with certain legal benefits, such as the ability to sign contracts and own assets.

The association is governed by an annual assembly of its members, which is held mainly online, and its day to day activities are taken care of by a board.

Membership

While purpose of the association is to support research software engineering and scientific computing, anyone can join as a member. The only requirement is that you wish scientific software was more valued, better implemented, more open and FAIR.

We collect a membership fee to cover costs such as the domain name and bank account. The member's annual meeting decides the size of the membership fee.

Board

The association is governed by a board. In practice, the board will take care of the dull day-to-day affairs and, for now, function as the code of conduct committee.

The current board members are

  • Jarno Rantaharju (Aalto University), jarno.rantaharju@aalto.fi
  • Anne Fouilloux (University of Oslo), annefou@geo.uio.no
  • Luca Ferranti (University of Vaasa), luca.ferranti@uwasa.fi
  • Rohit Goswami (University of Iceland)
  • Samantha Wittke (Aalto University, CSC)
  • Radovan Bast (UiT The Arctic University of Norway)
  • Thomas Arildsen (Aalborg University)
  • Patric Holmvall (Uppsala University), patric.holmvall@physics.uu.se

Statutes

The Finnish statutes below are actually official, but the English translation is as faithful as possible.

Statutes of the Association in English

  1. Name and domicile of the association: The name of the association is the Nordic Research Software Engineers ry and it is domiciled in Helsinki, Finland

  2. Purpose and forms of activity: The purpose of the association is to support research software engineering and computational research.

    To fulfill its purpose, the association

    • may organize courses, workshops and other similar events
    • may organize conferences, seminars and other similar events
    • may maintain electronic communication channels
    • may publish bulletins and other communications through various communication channels
    • advises and guides its members
    • participates in public conversation on issues related to the field
    • cooperates with public authorities, organizations, companies and individuals
    • may recognize significant achievements in the field of scientific software development and related fields

    In order to support its activities, with the proper permissions from authorities, the association

    • may organize paid events
    • may accept grants, donations and wills
    • may own goods and real property necessary for its operations
    • may accept sponsorships
  3. Membership Any person who approves the purpose and the statutes of the association can become a member. The board approves members on request.

    The board may remove a member who acts against the purpose of the association, violates the code of conduct of the association, or who has neglected to pay their membership fee. Before removal, the member has the right to know the reason for their removal and express any objections in writing.

  4. Membership fee: The annual meeting decides size of the membership fee and registration fee.

  5. Board: The association's affairs are handled by the board, which has a chair and 3-7 other regular members, as well as 0-8 deputies, all of whom are appointed at the annual meeting. The term of office of the board is the time between the annual meetings.

    The board chooses a vice chair from amongst its members, and additionally a secretary, a treasurer and any additional necessary functionaries. Board meetings are convened by the chair, or the vice chair when the chair is unable, when they consider it necessary or at least half of the board members request it. The board has a quorum when at least half of its members, the chair and vice chair included, are present. Votes are resolved by strict majority. In the event of a tie, the chair has the casting vote, except in elections where ties are broken by lot.

  6. Signing for the association: The name of the association is signed by the chair of the board, vice chair, secretary or treasurer, separately.

  7. Accounting period: The associations accounting period is 1.6 - 31.5.

  8. Association meetings: Members may attend the association meeting remotely by mail, online, or using oher technical tools before and during the meeting. The association meeting determines its voting and election procedures.

    The association's annual meeting is held annually in June-September.

    In association meetings each member has one vote. Unless otherwise determined in these statutes, the decisions of the association meeting are the proposals that receive more than half the vote.

  9. Convening association meetings: The board shall invite members to the associations annual meeting and additional meetings no later than seven days before the meeting by e-mail.

    The meetings are held in English.

  10. Annual meeting: The following issues will be discussed at the annual meeting

    1. opening the meeting
    2. choosing a chair, secretary, two auditors of the minutes and when necessary two vote counters
    3. determining quorum and legality of the meeting
    4. approving the agenda for the meeting
    5. the associations financial statements, annual report and the statements of the auditors are presented
    6. deciding on approving the financial statements and the discharging of the board and other accountable persons
    7. establishing the action plan, the revenue and expenditure estimate and the amount of the membership and membership fees
    8. choosing the chair of the board and other board members
    9. choosing one or two auditors and deputy auditors (auditor = toiminnantarkastaja or tilintarkastaja depending on the size of the budget)
    10. discussing other issues mentioned in the invitation to the meeting
  11. Amendment of statutes and dissolution of the association: Decisions on amendments to the statutes of the association and on the dissolution of the association shall be made at the association's meeting with a three quarters (3/4) majority vote. The vote on amending the statutes or dissolving the association must be mentioned in the letter of invitation. If the association is dissolved, the association's assets are used to promote the association's purpose in a way determined by an association meeting.

Finnish translation (Official):

  1. Yhdistyksen nimi ja toimipaikka: Yhdistyksen nimi on Nordic Research Software Engineers ry ja sen kotipaikka on Helsinki.

  2. Yhdistyksen tarkoitus ja toiminnan laatu: Yhdistyksen tarkoitus on tukea tieteellistä ohjelmistonkehitystä ja tieteellistä laskentaa. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:

    • voi järjestää kursseja, harjoitus- ja opetustilaisuuksia sekä muuta vastaavaa toimintaa
    • voi järjestää konferensseja, seminaareja sekä muuta vastaavaa toimintaa
    • voi ylläpitää yhdistyksen sähköisiä viestintäkanavia
    • voi julkaista yhdistyksen tiedotteita ja muuta viestintää eri viestintäkanavissa
    • neuvoo ja ohjaa jäseniään
    • osallistuu julkiseen keskusteluun alaan liittyvissä asioissa
    • toimii yhteistyössä viranomaisten, järjestöjen, yritysten ja yksityishenkilöiden kanssa
    • voi tunnustaa merkittäviä saavutuksia tieteellisen ohjelmistonkehityksen alalla ja siihen liittyvillä aloilla

    Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi, hankittuaan tarvittaessa asianomaisen luvan:

    • järjestää maksullisia tilaisuuksia
    • ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja
    • omistaa toimintansa kannalta tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta
    • solmia sponsorisopimuksia
  3. Jäsenet: Yhdistykseen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Hallitus voi erottaa jäsenen, joka toimii yhdistyksen tarkoituksen vastaisesti, rikkoo yhdistyksen eettistä ohjeistoa tai jättää jäsenmaksunsa maksamatta. Ennen erottamista jäsenellä on oikeus tietää irtisanomisen syy ja esittää kantansa kirjallisesti.

  4. Jäsenmaksu: Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.

  5. Hallitus: Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 3-7 muuta varsinaista jäsentä sekä 0-8 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

  6. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen: Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kukin yksin.

  7. Tilikausi: Yhdistyksen tilikausi on 1.6 - 31.5.

  8. Yhdistyksen kokoukset: Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Yhdistyksen kokous hyväksyy äänestys- ja vaalijärjestyksen.

    Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä elo- lokakuussa.

    Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä.

  9. Yhdistysten kokousten koollekutsuminen: Hallituksen on kutsuttava vuosikokoukset ja ylimääräiset kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta sähköpostitse. Hallitus järjestää etäosallistumismahdollisuuden yhdistyksen kokouksiin ilman erillistä pyyntöä. Kokoukset pidetään englanniksi.

  10. Vuosikokous Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

    1. kokouksen avaus
    2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
    3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
    4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
    5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
    6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille