Note:

This page is a draft and is subject to change. The association is not yet registered and we are still considering our options.

The Association

The Nordic RSE group is planning to register in Finland as the Nordic Research Software Engineers Ry. Registering as an association comes with certain legal benefits, such as the ability to sign contracts and own assets. Registering an association will also create a clear membership and governing procedures.

The association is governed by an annual assembly of its members, which is held mainly online, and its day to day activities are taken care of by a board.

Membership

While purpose of the association is to support research software engineering and scientific computing, anyone can join as a member. The only requirement is that you wish scientific software was more valued, better implemented, more open and FAIR.

An annual membership fee is likely to be necessary to cover costs such as the domain name and bank account. The member's annual meeting will decide the size of the membership fee.

Statutes

Below is the proposal for the statutes of the association. While the Finnish translation will be official (if the association is registered in Finland,) the English translation is equivalent.

Statutes of the Association in English

  1. Name and domicile of the association: The name of the association is the Nordic Research Software Engineers Ry and it is domiciled in Helsinki, Finland

  2. Purpose and forms of activity: The purpose of the association is to support research software engineering and scientific computing.

    The association fulfills its purpose by

    • maintaining a network of research software engineers and other similar specialists and representing that network to others
    • hosting events for members and the surrounding community
    • supporting training and professional development in related skills for members and the surrounding community
    • recognizing significant contributions to research software engineering and related fields
    • advocating for research software engineers and engineering
    • other activities in the public interest promoting research software and scientific computing

    In order to support its activities, the association may accept and manage funds according to relevant permits and own property.

  3. Membership fee: The annual meeting decides whether an annual membership fee is collected and the size of the fee.

  4. Board: The association's affairs are handled by the board, which has a chair and 3-7 other regular members, as well as 0-8 deputies, all of whom are appointed at the annual meeting. The term of office of the Board is the time between the annual meetings.

  5. Signing for the association: The name of the association is signed by the chair of the board, vice chair, secretary or treasurer, separately.

  6. Accounting period: The association's accounting period is from the .

  7. Association meetings: The association's annual meeting is held annually in August-October on a day determined by the board or an association meeting. At the annual meeting, a decision is made on approving the financial statements and granting discharge from liability to the board and other responsible parties, the chair of the board and other members are elected and in addition one or two auditors and their deputies.

  8. Convening association meetings: The board shall convene the association's annual meeting and any additional meetings no later than seven days before the meeting by sending a letter of invitation to each member by e-mail.

    Remote participation in the meetings is arranged without request. The meetings are held in English.

  9. Amendment of statutes and dissolution of the association: Decisions on amendments to the statutes of the association and on the dissolution of the association shall be made at the association's meeting with a three quarters (3/4) majority vote. The vote on amending the statutes or dissolving the association must be mentioned in the letter of invitation. If the association is dissolved, the association's assets are used to promote the association's purpose in a way determined by an association meeting.

Finnish translation:

  1. Yhdistyksen nimi ja toimipaikka: Yhdistyksen nimi on Nordic Research Software Engineers RY ja sen kotipaikka on Helsinki.

  2. Yhdistyksen tarkoitus ja toiminnan laatu: Yhdistyksen tarkoitus on tukea tieteellistä ohjelmistonkehitystä ja tieteellistä laskentaa.

    Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys

    • ylläpitämällä tietellisistä ohjelmistonkehittäjistä ja muista alan asiantuntijoista koostuvaa verkostoa ja edustamalla tätä verkostoa
    • järjestämällä tapahtumia yhdistyksen jäsenille sekä ympäröivälle yhteisölle
    • tukemalla alaan liittyvää koulutusta ja ammatillista kehitystä yhdistyksen jäsenille sekä ympäröivälle yhteisölle
    • tunnustamalla merkittäviä saavutuksia tieteellisen ohjelmistonkehityksen alalla ja siihen liittyvillä aloilla
    • edustamalla tietellistä ohjelmistonkehitystä ja tieteellisen ohjelmiston kehittäjiä
    • muilla yleisesti hyödyllisillä tavoilla tukee tietellistä ohjelmistonkehitystä ja laskentaa

    Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi, hankittuaan asianomaisen viranomaisen luvan, ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja sekä omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta.

  3. Jäsenmaksu: Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.

  4. Hallitus: Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 3-8 muuta varsinaista jäsentä sekä 0-8 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

  5. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen: Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kukin yksin.

  6. Tilikausi: Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

  7. Yhdistyksen kokoukset: Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä elo-lokakuussa. Vuosikokouksessa päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille, valitaan puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet ja varajäsenet sekä valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa.

  8. Yhdistysten kokousten koollekutsuminen: Hallituksen on kutsuttava kokouset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta sähköpostitse.

    Hallituksen on järjestettävä etäosallistumismahdollisuus yhdistyksen kokouksiin ilman erillistä pyyntöä.

  9. Sääntöjen muuttaminen yhdistyksen purkaminen: Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän hallituksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.